"Regulamin wyjazdów zagranicznych na AP"

Na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ustalam, co następuje:

1.  Pracownicy mogą być kierowani za granicę w następujących celach:

a) prowadzenia badań naukowych,

b) prowadzenia działalności dydaktycznej,

c) szkoleniowych na :               

- studia wyższe,

- studia podyplomowe,

- studia doktoranckie,

- staże habilitacyjne,

- staże naukowe, artystyczne lub specjalizacyjne,

- kursy językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe,

- praktyki zawodowe.

2. Podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju, zwaną dalej podróżą służbową, jest wykonywanie zadania w terminie i w państwie określonym przez delegującego.

3.  Formalności związane z podróżą służbową załatwia Biuro ds. Karier i Współpracy z Gospodarką.

4.  Pracownik planujący podróż służbową jest zobowiązany co najmniej 10 dni przed jej rozpoczęciem złożyć wniosek wyjazdowy zaakceptowany przez dysponenta środków, z których pokryte będą koszty wyjazdu. Gdy wyjazd finansowany jest z badań własnych wymagana jest akceptacja kierownika jednostki macierzystej delegowanego).

Do wniosku należy dołączyć uzasadnienie wyjazdu oraz oświadczenie dotyczące ubezpieczenia, a także zaproszenie na konferencję lub informację (np. internetową) o organizowanej konferencji.

5.  Z tytułu podróży służbowej delegowanemu przysługują świadczenia wyjazdowe do wysokości funduszu oddanego przez dysponenta do jego dyspozycji.

Ewentualne przekroczenia funduszu w czasie wyjazdu służbowego nie będą przez delegującego zwracane delegowanemu.

6.  Zgodnie z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem  Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, delegowanemu przysługują, z zastrzeżeniem punktu 5.:

      a) diety pobytowe (koszty wyżywienia i drobne wydatki),

      b) zwrot kosztów:

- przejazdów, dojazdów i usług bagażowych,

- noclegów,

-innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

7.  Pracownikowi przysługuje:

a) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

b) za każde niepełną dobę:

-  8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

- od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

- ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta w pełnej wysokości,

c) pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub, gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) przysługuje 25% diety,

d) pracownikowi, który otrzymuje za granicą wyżywienie, przysługuje odpowiednio:

- śniadanie – 15% diety,

- obiad – 30% diety,

- kolację – 30% diety,

- inne wydatki – 25% diety.

8.  Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości określonej w rachunku lub do ustalonego limitu. W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

9.  Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej, w której pracownik korzystał z noclegu.

10. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

11. Na wniosek delegowanego, delegujący może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej jego samochodem własnym. Przysługuje wówczas delegowanemu zwrot kosztów w wysokości takiej, jakby korzystał z publicznych środków podróżowania. Zwrotowi nie podlegają opłaty za autostrady, parkingi, garaże, ubezpieczenie (tzw. Zielona Karta) czy mandaty.

12. Delegowany w podróż służbową otrzymuje przed wyjazdem zaliczkę w walucie obcej wyliczoną zgodnie z punktami 5-11, do wysokości określonej przez delegującego we wniosku wyjazdowym.

Za zgodą pracownika zaliczka taka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki w walucie obcej. 

13.  Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać nie później niż 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów delegowany jest zobowiązany załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki .

14. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje się według kursu waluty z dnia zakończenia delegacji. Przeliczenia kosztów biletów zakupionych za granicą dokonuje się według kursu z dnia ich zakupu na podstawie oryginału biletu, rachunku bądź faktury.

15. Formularz rozliczenia musi zostać podpisany przez dysponenta środków, który w ten sposób akceptuje poniesione wydatki.

16.  Pracownik, w ciągu 14 dni od dnia powrotu ze swojej delegacji, ma obowiązek złożyć sprawozdanie z podróży służbowej podpisane przez kierownika jednostki macierzystej.

Następne wyjazdy osób nie stosujących się do powyższych terminów i procedur nie będą realizowane przez Biuro ds. Karier i Współpracy z Gospodarką.

Procedura aplikacji i realizacji wymiany międzynarodowej na Akademii Pomorskiej

1. Student składa wniosek aplikacyjny do BKWG. Dostarcza również Porozumienie o Programie Zajęć tzw. „Learning Agreement” zawierający listę przedmiotów, które zamierza realizować na naszej Uczelni.
Przedmioty te są wybierane z Katalogu Przedmiotu opracowanego i przekazanego przez Instytuty do Biura Karier i Współpracy z Gospodarką (BKWG).
2. Informacje dot. szczegółów mobilności są przekazywane do Dyrektorów Instytutów, w których zagraniczni studenci planują podjąć naukę. Ponadto „Learning Agreement” zostaje przekazany do Koordynatorów w celu weryfikacji wybranych przedmiotów. Jeżeli weryfikacja zakończy się pomyślnie, Koordynator zatwierdza dokument i odsyła go do BKWG. Jeżeli Instytut nie jest w stanie z jakiś powodów zapewnić wybranych przez studenta przedmiotów, jego zadaniem jest zaproponowanie pokrewnych zajęć. W celu zatwierdzenia „Learning Agreement” Koordynator powinien złożyć swój podpis w miejscu koordynatora wydziałowego, następnie odesłać go do BKWG. Pracownik Biura podpisuje się w miejscu koordynatora uczelnianego w celu ostatecznego zatwierdzenia dokumentu.
3. Po zakończeniu wszelkich działań związanych z wyborem i weryfikacją przedmiotów Koordynator układa plan zajęć, który następnie przekazuje studentowi. Jednocześnie informujemy, że studenci z wymiany międzynarodowej posiadają Indywidualną Organizację Studiów. Koordynator informuje wszystkich wykładowców o obecności studentów zagranicznych na ich zajęciach.
4. Zachęca się także, aby Koordynatorzy co jakiś czas konsultowali się z wykładowcami w celu zdobycia informacji o postępach studentów w nauce bądź wszelkich występujących trudności np. brak obecności na zajęciach. W razie jakichkolwiek problemów prosimy o ich zgłaszanie do BKWG.
5. Pod koniec mobilności studenci otrzymują karty zaliczeń od BKWG, które później stanowią podstawę do przygotowania wykazu zaliczeń dla ich uczelni macierzystej.

 Szczegółowa Procedury realizacji wymiany międzynarodowej na Akademii Pomorskiej

1. Katalog przedmiotów realizowanych na dany rok akademickie w podziale na semestr zimowy i letni (do wyboru dla studenta ze Wschodu, tj. na podstawie umów bilateralnych) sporządza Instytut najpóźniej do końca maja (o ile brak danych rekrutacyjnych na okr. specjalność uniemożliwia wskazanie wszystkich przedmiotów – wówczas podaje się przedmioty ogólnie) i przekazuje do Biura Karier i Współpracy z Gospodarką (BKWG) w formie elektronicznej.
Przedmioty podane na semestr letni Instytuty weryfikują najpóźniej do końca października i informują pisemni/mailowo o ich poprawności (Katalog na stronie www BKWG).
2. BKWG informuje władze Instytutów o planowanych mobilnościach semestralnych lub wymianach krótkoterminowych (data; liczba planowanych studentów/gości),
I.  Koordynacja wymiany semestralnej:
1) „Learning Agreement” w ramach wymian semestralnych zostaje przekazany do Koordynatorów w celu weryfikacji wybranych przedmiotów. Jeżeli weryfikacja zakończy się pomyślnie, Koordynator zatwierdza dokument i odsyła go do BKWG. Jeżeli Instytut nie jest w stanie z jakiś powodów zapewnić wybranych przez studenta przedmiotów, jego zadaniem jest zaproponowanie pokrewnych zajęć. W celu zatwierdzenia „Learning Agreement” Koordynator powinien złożyć swój podpis w miejscu koordynatora wydziałowego, następnie odesłać go do BKWG.
2) Po zakończeniu wszelkich działań związanych z wyborem i weryfikacją przedmiotów Koordynator układa plan zajęć, który następnie przekazuje studentowi. Koordynator informuje wszystkich wykładowców o obecności studentów zagranicznych na ich zajęciach; może konsultować postępy z wykładowcami i przekazywać informacje o nieprawidłowościach do BKWG.
3) Koniec mobilności - studenci otrzymują karty zaliczeń od BKWG, które stanowią podstawę do przygotowania wykazu zaliczeń dla ich uczelni macierzystej.
II. Koordynacja wymiany krótkoterminowej:
1) Koordynator opracowuje plan zajęć dla studentów/gości.
2) BKWG organizuje 1. spotkanie informacyjne ze studentami/gośćmi i przekazuje im plany zajęć. Pomoc w opiece nas gośćmi dodatkowo mogą zapewnić Mentorzy-studenci AP.
3) Władze Instytutu informują wykładowców o możliwości pojawienia się dodatkowych osób na zajęciach w czasie wizyty gości/studentów.
4) Władze Instytutu w porozumieniu z Koordynatorem mogą zorganizować spotkanie z gośćmi w swojej jednostce.

Zapraszamy pracowników i studentów do korzystania z możliwości wymian zagranicznych - podejmowania studiów, długo- i krótkoterminowych staży oraz korzystania ze stypendiów naukowych w ramach projektów UE.

Stanowisko ds. Współpracy ze Wschodem
mgr MIrosława Bułka - Maksyśko
tel.: + 48 59 84 05 936
miroslawa@apsl.edu.pl