Komunikat nr 7/2010

Kwestora Akademii Pomorskiej w Słupsku

z dnia 20 grudnia 2010 roku

W związku z kończącym się rokiem budżetowym 2010 i początkiem 2011 roku przypomina się o obowiązujących w AP procedurach dotyczących obrotu gospodarczego wynikających z przepisów prawa i z regulacji wewnętrznych, i tak:

1. W celu terminowego sporządzenia sprawozdania finansowego za 2010r. dotyczącego działalności Uczelni i dysponentów proszę o składanie wszelkich dokumentów księgowych (faktury, rachunki, noty księgowe) za rok 2010 do Kwestury w nieprzekraczalnym terminie - 21 stycznia 2011 roku.  Dokumenty dotyczące zobowiązań i należności z 2010 roku złożone po ww. terminie nie będą księgowane i rozliczane. Dotyczy to także dokumentów związanych z uczestnictwem lub organizacją konferencji, wyjazdami służbowymi i pobranymi, nierozliczonymi zaliczkami. Ryzyko finansowe z tego tytułu ponoszą osoby, które nie dopełniły obowiązku rozliczenia dokumentu w terminie.

2. W trakcie analizy kosztów za 11 miesięcy 2010 roku stwierdzono przekroczenie limitu wydatków pozapłacowych u czterech dysponentów. Jedną z przyczyn tego stanu jest błąd w limitowaniu podległych jednostek w ramach limitu dysponenta, w tym tworzenie obok przyznanych środków na koszty pozapłacowe – tzw. rzeczówkę własnych limitów np. na materiały biurowe bądź nie uwzględnianie wszystkich składowych rzeczówki.  Aby ustrzec się takich błędów przy projektowaniu limitów cząstkowych na 2011 rok w ramach limitu dysponenta proszę uwzględnić następujące składniki tej grupy kosztu, w tym: materiały biurowe, odczynniki, materiały do ćwiczeń, zamawiane czasopisma, książki, usługi transportowe, naprawy, usługi telekomunikacyjne, pocztowe, internetowe, serwis HMS, szkolenia i delegacje, świadczenia wynikające z przepisów BHP, programowe wycieczki, obozy, ćwiczenia terenowe, drobne zakupy i usługi, etc. Pełną specyfikację tej grupy kosztu zawiera pkt 33 Zasad WSR wydanie 7.

3. Przypomina się, iż zgodnie z Instrukcją kontroli finansowej wszystkie dostawy i usługi zamawiane przez dysponentów (niezależnie od źródła finansowania) powinny być poprzedzone „Zleceniem na udzielenie zamówienia …” określonym w instrukcji ZP. Powyższa procedura wynika z realizacji kontroli wstępnej poprzedzającej złożenie zamówienia.

4. W nawiązaniu do treści komunikatu nr 4 informujemy, że z uwagi na nierentowność, Partner Alior Bank wycofał się z obsługi AP. Płatności służbowe będą realizowane jak dotąd przez punkt kasowy AP czynny w pokoju nr 9 (Kwestura) od poniedziałku do piątku od godz. 12. do 13. Punkt kasowy nie przyjmuje wpłat na konta wirtualne za DS. usługi edukacyjne i nie realizuje wypłat wynagrodzeń i stypendiów. Wynagrodzenia i stypendia są przekazywane przelewem na konta osobiste.

Kwestor
Krzysztof Asztemborski

Do wiadomości dysponentów, kierowników jednostek organizacyjnych, pracowników i studentów AP. Wiadomość zamieszczona na stronie www.apsl.edu.pl